5 Simple Techniques For Gestión Documental
5 Simple Techniques For Gestión Documental
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Reducción de costos: Cuando se realiza digitalmente, la gestión de documentos lower el espacio físico requerido para el almacenamiento y disminuye los costos asociados con el mantenimiento de archivos físicos.
Aún son muchas las empresas que mantienen sus documentos almacenados en ficheros fileísicos y, de este modo, la posibilidad de que un archivo termine perdido o deteriorado es alta. Los DMS solucionan este problema. Estableciendo copias digitales de documentos en papel, el riesgo de pérdida disminuye de forma substantial.
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El éxito radica en elegir una solución que se ajuste a las necesidades específicas de cada empresa, considerando el volumen de documentos y los objetivos organizacionales.
La gestión documental ofrece una serie de beneficios significativos para las empresas que implementan un sistema adecuado.
Reducción de Errores y Retrabajo: La automatización y la gestión centralizada de documentos minimizan los errores humanos y la duplicación de esfuerzos, lo que contribuye a reducir los costes asociados con el retrabajo y la corrección de errores.
Por un lado, fomenta la eficiencia operativa al reducir el tiempo que los empleados dedican a buscar información. Por otro lado, optimiza los recursos, evitando duplicidades y errores que pueden resultar costosos.
Alertas y Notificaciones: Configuración de alertas y notificaciones automáticas para informar a los usuarios sobre tareas pendientes, plazos y cambios en los documentos.
Además de esto, dentro de la importancia de la gestión documental, destaca que esta funciona para agilizar el uso compartido de archivos entre los individuos interesados.
Mantenimiento y Actualizaciones: El proveedor del servicio se encarga del mantenimiento del sistema, las actualizaciones de software y la gestión de la seguridad, liberando a la organización de estas responsabilidades técnicas.
Muchos empleados pueden mostrarse reacios a adoptar nuevas herramientas y procesos debido a la falta de familiaridad. Por lo tanto, es esencial brindar capacitación y explicar los beneficios inmediatos del nuevo sistema para suavizar la transición.
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